Kosten und Aufwand durch Tail-Spend-Management reduzieren

Bei Tail Spend handelt es sich um einen Einkaufsbereich, der oft übersehen wird. Dieser weit gefasste Begriff umfasst nicht-strategische, großvolumige wie auch geringwertige Transaktionen innerhalb einer Organisation. Diese Ausgaben verteilen sich meist auf verschiedene Abteilungen, Lieferanten und Kategorien. Das macht es schwierig, die Kosten effektiv zu steuern und zu verwalten. Tail Spend umfasst typischerweise einmalige Käufe und Dienstleistungen, die außerhalb der Kernbeschaffungsprozesse liegen. Auch wenn dieser Bereich nur einen relativ kleinen Teil der Beschaffungsausgaben eines Unternehmens ausmacht, kann der Einfluss auf das Endergebnis groß sein.

Das Pareto-Prinzip

Wer über Tail Spend spricht, muss auch das Pareto-Prinzip erwähnen. Im Wesentlichen basieren die Tail-Spend-Ausgaben auf der Pareto-Kurve oder der 80/20-Regel.

Bei der Beschaffung besagt die Regel, dass 80 Prozent der Gesamtausgaben mit nur 20 Prozent der Lieferanten getätigt werden, die eine strategisch wichtige Beziehung zum Unternehmen haben. Die restlichen 20 Prozent der Ausgaben gehen folglich an 80 Prozent der Anbieter, sogenannte C-Lieferanten, die nicht direkt zum Geschäftsbetrieb gehören. Bei diesen 80 Prozent fallen viele Transaktionen an und erzeugen eine unüberschaubare Menge an Kosten. Die Regel ist praktisch für die Ausgabensegmentierung und lenkt den Blick aufs Wesentliche.

Tail-Spend-Beispiele

Um die Vielfalt der Artikel, Käufe und Transaktionen, die in die Tail-Spend-Kategorie fallen, besser zu verstehen, folgen hier einige anschauliche Beispiele. Auf der untersten Ebene der Tail-Spend-Hierarchie befinden sich die alltäglichen Ausgaben, die für den Betrieb einer Organisation notwendig sind und oft außerhalb des regulären Beschaffungsprozesses anfallen. Dazu zählen beispielsweise kleine Beträge für die Verpflegung von Mitarbeitenden, Kraftstoff für Firmenfahrzeuge oder Taxi-Transportkosten. Auch Ausgaben für Produkte, die über online Marktplätze erworben werden zählen dazu, etwa Schreibwaren, Batterien oder Büromöbel. Dann gibt es noch schwer erfassbare Ausgaben für benutzerdefinierte Sparten: In manchen Branchen können kundenspezifische Kataloge einzigartige Artikel wie spezielle Elektrowerkzeuge enthalten. Diese können einen erheblichen Teil der Beschaffungsausgaben ausmachen.

Tail-Spend-Analyse

Nur mit einer Tail-Spend-Analyse erlangen Firmen die Kontrolle über diese Ausgaben. Zunächst müssen die Daten aus den verschiedenen Quellen des Unternehmens gesammelt werden, einschließlich Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnungen. So entsteht ein erster Überblick. Danach erfolgt die Einordnung in Kategorien. Es hilft, Extremausgaben zu kategorisieren, dadurch verstehen Verantwortliche besser, wo die meisten nicht strategischen Ausgaben getätigt werden. Sie sollten die Lieferanten untersuchen, die zu ihren Tail-Spend-Posten beitragen. Womöglich lassen sich verschiedene Einkäufe zusammenziehen und über weniger Lieferanten abwickeln.

Im nächsten Schritt gilt es, bestehende Maßnahmen zur Ausgabenkontrolle unter die Lupe zu nehmen und Lücken bei der Tail-Spend-Verwaltung zu finden. Mit KPI-Metriken gelingt es, den Fortschritt zu verfolgen – einschließlich Kostensenkung, Transaktionskosten und Ausgabentransparenz. Das Ziel besteht darin, dem Unternehmen Geld zu sparen.

Die größten Herausforderungen beim Tail-Spend-Management

Viele Herausforderungen entstehen durch mangelnde Transparenz, Kontrolle und fragmentierte Prozesse. Besonders die begrenzte Transparenz kleinerer Transaktionen stellt ein Problem dar. Wenn diese Einkäufe nicht ordnungsgemäß verfolgt oder aufgezeichnet werden, bereitet es Schwierigkeiten, sie zu analysieren, zu kontrollieren und zu optimieren. Auch eine unzureichende Ausgabenkontrolle bereitet Probleme, da übermäßige oder unnötige Kosten unbemerkt bleiben. Ohne angemessene Kontrollmaßnahmen gelingt es kaum, die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und Lieferantenverträgen durchzusetzen.

Hinzu kommen fragmentierte Ausgabenverwaltungsprozesse: Der dezentrale Tail-Spend-Charakter führt häufig dazu, dass verschiedene Abteilungen oder Einzelpersonen diese Einkäufe verantworten. Das behindert es, Standardbeschaffungsverfahren durchzusetzen, bessere Angebote mit Lieferanten auszuhandeln und Einkäufe zur Kosteneinsparung zu konsolidieren.

Ausgabenverwaltungssoftware hilft dabei, Tail Spends zu reduzieren

Eine Software zur Ausgabenverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Tail-Spend-Reduzierung, indem sie Prozesse rationalisiert, die Transparenz erhöht und kosteneffiziente Beschaffungspraktiken fördert. Sie sorgt für mehr Sichtbarkeit, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen sammelt und einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben ermöglicht. So lassen sich Tail-Spend-Transaktionen in Echtzeit verfolgen, was die Identifizierung unregelmäßiger oder vertragswidriger Käufe erleichtert. Außerdem kategorisiert die Software Tail-Spend-Posten und hilft so beim Erkennen von nicht strategischen Ausgaben.

Sie rationalisiert darüber hinaus Genehmigungsprozesse und verhindert so unbefugte Ausgaben. Und sie überwacht die Einhaltung von Lieferantenverträgen, informiert über etwaig Abweichungen und unterstützt bei der Auswahl der besten Anbieter für verschiedene Tail-Spend-Kategorien. Das reduziert die Lieferantenfragmentierung und sorgt für mehr Klarheit.

Eine Ausgabenverwaltungssoftware reduziert Tail Spends wirkungsvoll. Durch mehr Transparenz, die Automatisierung von Analysen, die Durchsetzung von Richtlinien und die Förderung der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermöglicht sie es Unternehmen, Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und Kosteneinsparungen bei ihren Tail-Spend-Management-Bemühungen zu erzielen. Durch die Automatisierung der Ausgabenanalyse und -überwachung gelingt es der Ausgabenverwaltungssoftware, unnötige oder übermäßige Ausgaben zu vermeiden.